Un modèle de note de frais rassemble, sur une ligne par dépense, la date, la nature du frais, le montant TTC, la TVA et les kilomètres parcourus. Vous recopiez ce tableau dans Excel ou vous l’exportez en PDF pour signature, puis vous l’archivez avec les justificatifs. Côté employeur, deux réflexes sécurisent chaque remboursement : contrôler les mentions obligatoires et appliquer le barème kilométrique 2026 aux déplacements. Voici le tableau à reproduire, les règles fiscales et sociales à respecter et un calculateur pour additionner vos frais.
Que doit contenir un modèle de note de frais ?
La note de frais sert à rembourser un salarié qui a avancé une dépense professionnelle. Pour rester déductible et exonérée de cotisations, elle doit identifier qui a payé, quoi, quand et pour quel motif. Un bon modèle transforme cette exigence en colonnes prêtes à remplir.
Les colonnes indispensables du tableau
Le tableau se lit de gauche à droite, une ligne par dépense. Reprenez ces colonnes telles quelles dans votre fichier Excel, puis ajoutez une ligne de total en bas.
| Colonne du tableau | Contenu attendu |
|---|---|
| Date | Jour de la dépense, au format jour/mois/année |
| Nature | Repas, hébergement, péage, carburant ou déplacement en kilomètres |
| Montant TTC | Somme réellement payée, toutes taxes comprises |
| Dont TVA | Montant de TVA figurant sur le justificatif |
| Kilomètres | Distance et puissance fiscale du véhicule pour un trajet |
| Justificatif | Numéro ou référence de la pièce jointe |
Une colonne kilomètres séparée évite de confondre les frais réels (repas, hôtel) et l’indemnité calculée au barème. Pour aller plus loin dans la tenue de vos comptes, notre guide pour suivre vos dépenses professionnelles complète bien ce modèle.
Les mentions obligatoires à ne pas oublier
Sans ces informations, l’administration peut requalifier le remboursement en complément de salaire soumis à cotisations. Chaque note doit porter :
- le nom et la fonction du salarié concerné ;
- la date et le lieu de chaque dépense ;
- le motif professionnel du déplacement ou du repas ;
- le montant TTC et la TVA correspondante ;
- le justificatif d’origine agrafé ou scanné.
Version Excel ou PDF : laquelle choisir ?
Le format Excel calcule les totaux automatiquement et se prête aux notes récurrentes des commerciaux itinérants. Le PDF, lui, fige le document une fois validé et se signe facilement, ce qui convient à une note ponctuelle transmise à la comptabilité. Beaucoup d’entreprises combinent les deux : saisie sous Excel, puis export en PDF pour l’archivage définitif.
Le barème kilométrique 2026 à intégrer
Calculateur de total d'une note de frais
Additionnez vos frais réels et l'indemnité kilométrique au barème 2026 pour obtenir le montant total à rembourser au salarié.
Renseignez les champs puis lancez le calcul, le détail s'affiche ici.
Résultat indicatif, calculé dans votre navigateur. Aucune donnée n'est envoyée.
Quand un salarié utilise sa voiture personnelle, vous ne remboursez pas ses factures de carburant mais une indemnité kilométrique. Elle couvre d’un seul montant le carburant, l’assurance, l’entretien et l’usure du véhicule. Le calculateur ci-dessous applique le barème 2026 à votre distance.
Comment fonctionne le barème par puissance fiscale ?
Le montant dépend de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus dans l’année. Trois tranches existent : jusqu’à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, puis au-delà. Voici les coefficients de la première tranche, la plus fréquente pour une note de frais.
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km |
|---|---|
| 3 CV et moins | distance × 0,529 |
| 4 CV | distance × 0,606 |
| 5 CV | distance × 0,636 |
| 6 CV | distance × 0,665 |
| 7 CV et plus | distance × 0,697 |
Exemple 5 CV, 220 km : 220 × 0,636 = 139,92 €. Véhicule électrique : ajoutez 20 %.
Au-delà de 5 000 km, un forfait annuel s’ajoute au coefficient. Vous retrouvez le détail complet des trois tranches sur le barème kilométrique publié par l’administration, et vous pouvez le recouper avec le simulateur officiel du barème kilométrique.
Calculer la ligne kilométrique de votre note
Renseignez vos repas, votre hébergement, vos péages, puis la distance et la puissance fiscale : le calculateur additionne les frais réels et l’indemnité kilométrique en un seul total. Pensez à ne rembourser aucune facture de carburant en plus des kilomètres, sous peine de double comptage. Si vos équipes se déplacent souvent, cadrer en amont la façon d’organiser un déplacement professionnel limite les surprises sur les notes.
Justificatifs, TVA et conservation : les règles côté employeur
La note de frais n’a de valeur que par ses pièces jointes. Un remboursement sans justificatif reste possible en cas de perte, mais il devient un avantage imposable pour le salarié. Trois sujets méritent votre attention : la conservation, la TVA et la dématérialisation.
Quels justificatifs conserver et combien de temps ?
Chaque ligne doit s’appuyer sur une facture, un ticket ou un reçu au nom de l’entreprise dès que possible. Ces pièces sont des documents comptables : elles se gardent longtemps, bien après le remboursement.
Conservez les pièces comptables 10 ans (Code de commerce). Gardez-les au moins 6 ans pour un contrôle fiscal.
La TVA récupérable sur les notes de frais
La TVA se récupère seulement si le justificatif est une facture au nom de l’entreprise et mentionne la taxe. Selon la nature du frais, la règle change :
- repas et restauration : TVA récupérable ;
- péage et parking : TVA récupérable ;
- carburant : 80 % de la TVA récupérable pour un véhicule de tourisme ;
- hébergement du salarié ou du dirigeant : TVA non récupérable ;
- billets de train, d’avion et courses en taxi : TVA non récupérable.
La note de frais dématérialisée
Depuis l’arrêté du 22 mars 2017, un justificatif papier numérisé a la même valeur probante que l’original, à condition de respecter les règles de fidélité et d’intégrité du fichier. Vous pouvez donc jeter le ticket papier une fois scanné dans les règles. Un logiciel de gestion des notes de frais automatise cette capture et le calcul du barème.
Questions fréquentes
Quelles sont les mentions obligatoires d’une note de frais ?
La note doit indiquer le nom et la fonction du salarié, la date et le lieu de la dépense, son motif professionnel, le montant TTC et la TVA, avec le justificatif joint. Ces éléments prouvent le caractère professionnel du frais et évitent une requalification en salaire.
Quels justificatifs joindre à une note de frais ?
Une facture, un ticket de caisse, un reçu ou un billet de transport suffisent, de préférence au nom de l’entreprise. Pour un trajet en voiture personnelle, un relevé de distance et la carte grise du véhicule justifient l’indemnité kilométrique.
Combien de temps conserver les justificatifs de note de frais ?
Gardez les pièces au moins 10 ans au titre des obligations comptables. Pour un contrôle fiscal, le délai minimal est de 6 ans, et l’URSSAF peut remonter sur les trois dernières années plus l’année en cours.
Peut-on récupérer la TVA sur une note de frais ?
Oui pour les repas, les péages et le parking, ainsi que 80 % de la TVA sur le carburant d’un véhicule de tourisme. En revanche, la TVA sur l’hébergement du salarié et sur les billets de transport de voyageurs n’est pas récupérable.
Une note de frais dématérialisée est-elle valable ?
Oui, un justificatif scanné dans les conditions de l’arrêté du 22 mars 2017 a la même valeur qu’un original papier. La numérisation doit garantir une copie fidèle et durable, sans altération du document.