Toujours dans une démarche d’optimisation et d’augmentation de revenus, les entreprises évoluent vers la dématérialisation de certaines démarches, dont la gestion des notes de frais. Cette solution offre des options très avantageuses et permet de gagner du temps, d’avoir un contrôle des dépenses puis d’assurer une productivité des collaborateurs.

Le gain de temps

Pour les collaborateurs d’une entreprise, la gestion des notes de frais de façon manuelle se révèle être un processus imposant en termes de temps et fastidieux. Avec un logiciel, la durée de la démarche est considérablement réduite. En effet, les informations sont saisies en temps réel sur les smartphones ou sur ordinateur au cours de l’exécution des missions professionnelles. Il permet également de numériser les justificatifs en quelques clics. Cette automatisation permet aux comptables d’assurer pleinement son rôle et d’être débarrassés des tâches comme la vérification de la TVA ou encore la transmission des bonnes informations.

Par ailleurs, avec une solution de gestion des notes de frais comme Expensya, les managers visualisent et contrôlent l’ensemble des notes de frais depuis leurs smartphones ou leurs ordinateurs.

La centralisation des données

La dématérialisation des notes de frais et plus encore de leurs justificatifs, offre aux collaborateurs d’une entreprise, un accès non seulement direct, mais aussi sécurisé à l’ensemble des données. Il est, en effet, plus facile de retrouver et de partager les documents, et ce, grâce au stockage en ligne. Ainsi, les collaborateurs gagnent du temps dans le processus d’exécution des tâches, mais aussi en cas de contrôle de l’URSSAF. Notez que la gestion de données centralisées est non seulement confortable, mais aussi sûre.

Productivité et sérénité des collaborateurs

Grâce aux avantages offerts par l’automatisation, le traitement et la validation des notes de frais sont réalisés en temps réel par les salariés. Cette automatisation permet également aux comptables de connaître des fins de mois plus détendues en les mettant à l’abri de la sollicitude qu’engendre le contrôle des documents. Ainsi, les relations entre les différents services de votre entreprise s’amélioreront de même que la productivité de vos collaborateurs, car ces derniers seront, en effet, plus disponibles.

La simplification du processus

Vu les avancées technologiques observées dans le monde du numérique, les logiciels de gestion des notes de frais offrent une interface intuitive permettant aux comptables et aux salariés de gérer aisément la note de frais. Aussi, pour ce qui concerne les montants en lien avec des réglementations évolutives (TVA et barème kilométrique), ils sont automatiquement calculés et actualisés par le logiciel.

Un excellent contrôle des dépenses

Pouvant également être utilisé comme outil de visualisation, le logiciel de gestion de notes de frais permet aux managers de présenter un bilan visuel et clair des dépenses de l’entreprise aux collaborateurs. Cet avantage qu’offre le logiciel de gestion des notes de frais facilite non seulement leur analyse, mais aussi permet d’améliorer la politique de frais de la société. Avec ce logiciel, les managers ont même la possibilité d’ajuster les modalités de remboursement des prêts d’une entreprise.