Où et comment organiser un séminaire à Paris ?

Les chiffres de l’Office du Tourisme et des Congrès de Paris montrent que près de 380 000 événements d’entreprise ont été planifiés en France métropolitaine en 2019. Au nombre de ces derniers, 109 000 se tenaient en région parisienne. Même si ces chiffres datent d’avant la crise sanitaire, ils mettent en évidence le fait que la région est considérée comme un véritable pôle d’attraction dans le domaine. Elle s’avère donc parfaite pour l’organisation du séminaire d’entreprise. Voici quelques conseils pour organiser vos rencontres professionnelles à Paris.

Où organiser un séminaire à Paris ?

Dans l’organisation d’un séminaire, il faut prendre en compte plusieurs aspects. Le lieu qui accueillera tous les participants est sans aucun doute l’un des plus importants. Il contribue fortement au bon déroulement de l’activité. Pour que votre événement se passe dans les meilleures conditions, vous avez deux choix principaux.

Salles de réunion

Lorsque votre séminaire doit impliquer un nombre réduit de participants, une salle de réunion sera parfaite pour l’occasion. Si celle de votre entreprise n’est pas assez équipée ou spacieuse, vous devrez vous tourner vers la location. Cependant, les possibilités sont quasiment infinies et toutes les étudier représente une perte de temps énorme. Vous avez la possibilité de passer par des sites spécialisés, comme Kactus, qui permettent de trouver facilement des lieux appropriés pour vos réunions professionnelles.

Salles de conférence

Dans le cas où l’effectif des convives serait élevé, la salle de conférence est votre meilleure option. Plus grande, elle vous offre davantage de liberté pour l’installation des participants. Dans ce cas également, vous tourner vers un site spécialisé en location est l’idéal. Il est possible que votre séminaire se déroule sur plusieurs jours et implique un voyage à Paris.

Si ces deux conditions sont réunies, vous serez dans l’obligation de choisir un hôtel. Heureusement, ces derniers disposent toujours de salles de conférence équipées. Les autres critères de sélection sont relatifs à votre budget et aux services accessibles.

En dehors de ces paramètres, vous devrez aussi prendre en compte l’objectif de votre activité. Il peut être question d’un séminaire de formation, de direction, d’intégration ou même de management. Dans chacun de ces cas, les exigences sont différentes et requièrent des dispositions particulières.

Par ailleurs, les possibilités d’aménagement des divers espaces qui vous sont proposés ont leur importance. Si vous ne trouvez pas l’endroit parfait, vous devez avoir une certaine liberté pour mettre en place le nécessaire. De cette manière, il est plus aisé de créer l’ambiance propice au déroulement de votre séminaire.

De quelle manière organiser un séminaire ?

La bonne organisation de votre séminaire passe par un processus méthodique prenant en compte des critères bien particuliers.

Les objectifs et le thème de la réunion

Définir les objectifs du séminaire permet de l’orienter en précisant son type. Cela vous donne une ligne directrice que vous devrez suivre tout au long de la démarche. Toutes les décisions prises partent de ces éléments précis. Ils permettent d’identifier les cibles et fluidifient la planification. Le thème résume l’objet du séminaire. Il doit être court, simple et captivant. L’idée est de motiver tous les participants grâce à ce dernier.

Le budget du séminaire

Le budget d’un séminaire n’est pas fixe. Il changera en fonction de certaines variables. Il s’agit principalement des objectifs et de la durée. Un événement qui se déroule un week-end entier sera plus coûteux qu’un autre qui se fait en une demi-journée. Le nombre de participants aura aussi des conséquences sur la quantité de fonds nécessaires.

Il est toutefois possible de réduire au maximum les frais à engager en vous y prenant très tôt. Les décisions de dernières minutes vous laissent moins de temps pour les négociations et réduisent votre marge. Un événement sur plusieurs jours prévoit généralement des activités et inclut la restauration des participants.

Ce sont des détails sur lesquels vous pouvez tenter d’avoir des réductions, surtout si vous attendez beaucoup de participants. Il faudra tout de même veiller à avoir les meilleures prestations tout en restant dans la limite de votre budget. Il y va de l’image de votre entreprise.

La date de la rencontre

La date du séminaire doit être choisie avec soin pour garantir la présence de tous. Nous vous recommandons donc d’éviter de la définir de manière arbitraire. Il est toujours bénéfique de recueillir les avis des différents acteurs de l’événement avant de fixer la date. Heureusement, il existe des outils qui vous permettent d’obtenir facilement des réponses. Vous pouvez faire un sondage avec un questionnaire par exemple. Si vous aviez l’intention de louer un espace bien précis, vous devrez aussi prendre en compte les disponibilités de la salle pour faire votre réservation.