Gérer les clés d’une entreprise n’est pas une tâche aisée. Et lorsqu’on ne sait pas s’y prendre, cela peut même se transformer en un véritable casse-tête. En effet, les clés représentent des outils d’accès aux bureaux de l’entreprise et lorsqu’elles tombent entre de mauvaises mains, cela peut devenir une grande faille de sécurité. Ainsi, des personnes peuvent entrer dans les locaux de la société sans y être autorisées afin de commettre des vols ou des actes de vandalisme. Il est donc essentiel de trouver une solution afin de maîtriser la circulation des clés au sein de l’entreprise. Quelles sont les options qui s’offrent à vous dans ce cas ? Découvrez la réponse dans cet article.
Installer une armoire à clés dans votre entreprise
Lorsque l’on dirige une petite entreprise comprenant deux ou trois employés, un système d’enregistrement écrit suffit généralement pour recenser tous les instruments d’accès aux locaux de la structure. Cependant, avec le développement de l’entreprise, un tel système d’enregistrement devient tout simplement archaïque et obsolète.
Gérer efficacement les mouvements de clés en entreprise grâce à une armoire à clés
Effectivement, il est presque impossible de tracer toutes les clés de l’entreprise lorsque l’on emploie plus de 20 personnes. Afin de résoudre ce problème qui peut se révéler être très gênant, il est fortement recommandé aux entreprises de s’équiper d’une armoire à clés qui se substituera à l’enregistrement sur papier ou dans un registre.
Ce type de dispositif offre plus d’efficacité et de facilité. Les armoires à clés comme celles que vous trouverez sur cette page sont sophistiquées. Certains modèles sont même pilotés par une intelligence artificielle intégrée. Ainsi, à partir du moment où vous faites tous les réglages de base, vous n’avez plus besoin de vérifier ligne par ligne pour savoir si tous les employés ont bien déposé leurs clés ou leurs doubles. Tout est fait de façon autonome.
Une armoire à clés est généralement dotée de différents éléments : une armoire, une ouverture avec un système d’identification pour les modèles avec gestion électronique, des porte-clés de verrouillage et un espace pour l’accrochage des clés. D’autres éléments peuvent être ajoutés pour sécuriser au maximum l’armoire.
Ainsi, les porte-clés de certains dispositifs comportent une puce qui est reliée à un dispositif informatique. De fait, il est plus facile de gérer les mouvements des clés ou de les tracer. Afin d’accéder aux clés dans l’armoire, les employés doivent saisir un code, scanner une empreinte, présenter un badge sans contact ou actionner une clavette. Cela dépend de la technologie intégrée aux modèles.
Il est recommandé d’opter pour une armoire dotée d’un logiciel qui enregistrera tous les flux d’entrée et de sortie. Ainsi, vous serez informé si une clé n’est pas déposée, sur la durée d’emprunt de la clé ou sur la personne qui a la clé en sa possession grâce à son identifiant. D’autres fonctionnalités sont disponibles sur les dispositifs plus élaborés.
Quels sont les avantages des armoires à clés ?
L’armoire à clé vous fournit une solution efficace contre les risques liés au vol ou à la perte des clés de votre société. Parmi les principaux bénéfices de ces dispositifs, on retrouve :
- une sécurisation optimale des accès,
- une fluidification de la gestion des clés,
- le traçage de tous les emprunts,
- une organisation plus efficace des entrées et sorties des clés,
- un accès unique aux personnes accréditées,
- le regroupement de toutes les clés à un seul endroit, etc.
De plus, avec l’évolution de la technologie, des dispositifs de plus en plus performants voient le jour. Certaines armoires sont donc autonomes et ne requièrent aucun serveur ou aucune liaison par réseau.
Une armoire autonome est un système qui fonctionne sans dépendre d’un logiciel, qui ne nécessite aucune liaison avec un ordinateur ou un serveur et dont toutes les informations sont conservées sur une carte mémoire avec une grande capacité de stockage. Pour faciliter l’extraction des rapports sur les flux d’entrée et sortie, elle comporte un port USB.
Toutefois, en fonction de la structure de votre société ou d’autres éléments propres à votre entreprise, vous pouvez opter pour une gestion centralisée. Dans ce cas, vous avez la possibilité d’installer une armoire à clés qui autorise la liaison à un réseau. Tout le parc sera donc géré par un programme informatique. Celui-ci permettra de regrouper toutes les données en un seul lieu et une mémoire à grande capacité regroupera en un seul lieu toutes les informations relatives aux mouvements des clés au cours d’une période.
Avoir un double des clés de votre entreprise
Si vous gérez les clés des locaux de votre entreprise, vous devez obligatoirement posséder un double de chaque clé de la société. Il est donc nécessaire d’insister auprès de vos employés ou de vos collaborateurs pour que chacun vous remette un double de ses clés.
Assurez-vous en récupérant ces clés que vous les avez toutes en votre possession. En d’autres termes, celles des portes d’accès, des armoires, des bureaux, des boîtes à lettres, des salles de réunion, des vestiaires et même du réfectoire. Toute clé qui ouvre une serrure dans l’entreprise doit se trouver en exemplaire chez vous. Pour celles qui n’existent qu’en une seule copie, faites-les dupliquer.
Une fois que vous les avez toutes réunies, créez un tableau sur lequel vous accrocherez chaque clé en précisant la porte qu’elle permet d’ouvrir. Pour cela, vous devez identifier chaque bureau de la structure.
Numérotez-les et veillez à ce que cette numérotation ne puisse être sujette à aucun changement. Ainsi, évitez d’identifier un bureau par le nom de l’employé qui l’occupe. Ce dernier peut être muté à un autre poste ou quitter la société.
Si les bureaux de l’entreprise sont identifiés par des numéros ou des noms qui ne changent pas, ce sont ces derniers qui vous serviront de repère. En revanche, s’ils ne sont pas numérotés ou nommés, ce sera à vous de le faire et de placer l’identifiant sur la tranche de la porte à l’aide d’une étiquette.
Vous l’aurez compris, le plus simple pour ne plus perdre de temps à courir après des clés égarées ou à vous soucier de leurs mouvements et des questions de sécurité, est de recourir à une armoire à clés. Nul doute que cette solution facilitera la vie de tous les acteurs de votre entreprise !