Comment se déroule l’organisation d’un concert ?

Tout le monde peut organiser son propre concert de musique, que cela soit dans un but caritatif ou pour faire la promotion d’un groupe ou d’un artiste de son choix. Il est aussi possible d’organiser un concert, afin de financer votre association par exemple. Ainsi, les raisons peuvent être nombreuses et variées. Quelle que soit la vôtre, il est impératif de suivre certaines règles, afin de réussir votre événement. Il vous faudra penser à des poteaux de guidage pour réguler vos entrées, définir le budget à allouer aux artistes, réfléchir à la sécurité et différents autres points importants.

Utilisez des poteaux de guidage pour sécuriser l’entrée

Avant de choisir un lieu pour votre concert, nous vous conseillons de commencer par dresser la liste des indispensables pour structurer l’entrée. Il est évident que les concerts accueillent souvent beaucoup de monde. Par conséquent, il peut facilement y avoir un débordement si l’organisation n’est pas au top. Vous devez alors anticiper en vous procurant tout le nécessaire pour maîtriser les entrées.

Parmi les solutions les plus connues, on retrouve le poteau de guidage qui est souvent assimilé au tapis rouge aux entrées des endroits chics. Son rôle est de créer une délimitation discrète et efficace en formant une sorte de circuit ou d’entrée que les participants devront suivre. Les poteaux sont généralement liés entre eux par une corde rouge que vous pouvez attacher et retirer avec un crochet.

Le poteau de guidage est très courant dans les lieux plus communs. C’est pourquoi on le retrouve au niveau des files d’attente des concerts, des attractions, des stades et de certains magasins. De même, dans certaines boutiques, le personnel peut installer un petit circuit avec des poteaux de guidage à sangle pour créer une file d’attente qui ne va pas empiéter sur l’allée principale. De manière globale, l’objectif de ce poteau est de ne pas perturber la circulation normale. Nous vous recommandons d’ailleurs le poteau de guidage à sangle, plus moderne et disposant d’une sangle rétractable. Le grand avantage est qu’elle est toujours tendue. Renseignez-vous sur le prix d’un poteau de guidage dans des magasins spécialisés pour faire votre choix et définir votre budget.

Définissez le lieu idéal pour votre concert

Il existe différents types d’endroits qui peuvent abriter votre concert. Nous pouvons citer le lieu auto-géré, la scène musique actuelle ou SMAC, le café-concert ou encore le bar de quartier. Il vous faudra trouver les contacts des personnes chargées de la gestion de ces lieux.

Chaque type de salle propose des formules qui lui sont propres. Le plus souvent, vous avez le choix entre la formule simple de l’endroit et du personnel qui inclut la sécurité, les techniciens son, la lumière, etc., et la formule avancée. Celle-ci implique une mise à disposition complète de l’espace à travers l’obtention d’une autorisation d’organisation contre un taux perçu sur le nombre d’entrées. Ce sera à vous de passer en revue toutes les offres et de trouver un terrain d’entente avec les gérants.

S’il s’agit d’un endroit qui n’accueille pas souvent des concerts, prenez le soin de demander s’il n’y a pas de problèmes de voisinage avec le bruit. Pour faciliter votre promotion, optez pour un lieu qui abrite régulièrement des concerts.

Déterminez la rémunération des groupes

Si vous souhaitez faire venir un groupe dans votre ville, alors il faudra éliminer tous les risques de mauvaises surprises avant la validation de la date. En ce sens, vous devrez définir à l’avance la façon dont le groupe sera rémunéré. N’hésitez pas à négocier, mais soyez tout de même raisonnable. En effet, pour venir jouer dans une ville, les groupes de musique auront divers frais à gérer comme l’essence, les péages, l’emprunt d’un camion, etc. Il est alors important de définir le type de deal qui sera appliqué :

Le pourcentage aux entrées : la somme récoltée sera divisée en divers taux prédéfinis. Par exemple, 50% pour la tête d’affiche, 20% pour l’organisateur et 30% pour le groupe de 1re partie.

Le minimum garanti : le groupe recevra un montant défini au préalable, que le concert soit plein ou vide.

Le minimum garanti + pourcentage des entrées : il s’agit d’une combinaison entre le minimum garanti et le pourcentage des entrées.

Le chapeau : le groupe va se charger de sa propre rémunération en demandant à ceux qui assistent au concert de donner la somme qu’ils désirent offrir.

Élaborez et analysez le budget du concert

Il s’agit assurément de l’un des points les plus importants lors de l’organisation d’un concert. Une fois que vous avez trouvé le lieu idéal et déterminé la rémunération des groupes, vous devrez analyser avec précision le coût global de l’événement. De nombreux paramètres doivent être pris en compte dans l’estimation :

  • le budget destiné à la promotion : publicités sur les réseaux sociaux, impression d’affiches, de flyers, etc.,
  • le coût de chaque groupe musical,
  • les frais de la sonorisation,
  • les frais de l’hébergement,
  • la location de la salle de concert,
  • la déclaration SACEM,
  • le catering.

Étudiez la capacité maximale de la salle et définissez le meilleur tarif d’entrée, afin que vous et les groupes ne soyez pas les perdants de cet événement. Ne croyez pas que le concert sera forcément plein. Pour réduire les risques, prévoyez une marge de sécurité sans pour autant faire grimper le tarif d’entrée de manière absurde.

Préparez le catering et l’hébergement

Lorsqu’on accueille un groupe, il est de notre devoir de gérer leur alimentation. L’idéal est de vous renseigner au préalable sur leurs préférences alimentaires ainsi que leurs allergies. N’hésitez également pas à demander le nombre de personnes et de végétariens qui figurent dans le groupe.

De même, vous devez vous assurer à ce qu’il y ait à boire en quantité suffisante. À cet effet, demandez au lieu d’accueil si des tickets boissons seront mis à la disposition des musiciens. Faites des comparaisons et essayez de respecter au mieux les exigences. N’ayez toutefois pas peur de négocier avec les groupes si vous jugez que certaines demandes sont exagérées.

Enfin, chargez-vous aussi de leur hébergement : à l’hôtel ou chez l’habitant ? Il est évident que les frais seront plus élevés si vous choisissez la première option. C’est la raison pour laquelle le logement chez l’habitant constitue la meilleure alternative. Vous devrez tout de même vous procurer assez de matelas et loger le groupe dans un lieu propre et chauffé.

Allez à la recherche du backline et du matériel de sonorisation

Lorsque vous avez fini de préparer l’affiche de votre concert et de trouver une solution d’hébergement pour le groupe, définissez le matériel qui sera utilisé par celui-ci. En réalité, lorsqu’un groupe vient de loin et seulement en voiture, il lui sera quasi-impossible d’apporter son enceinte de guitare ou sa propre batterie. Il est alors capital de vérifier si les groupes peuvent se mettre d’accord sur le matériel qui sera utilisé durant la soirée.

Dans le cas où le timing serait serré, incitez-les à utiliser un backline commun. Un groupe va alors prêter ses corps d’amplis de guitare/basse et sa batterie. Chaque groupe devra apporter ses baguettes, sa tête d’ampli, ses cymbales de batterie et sa caisse claire. Grâce à cela, vous gagnerez beaucoup de temps entre les changements de plateau. Enfin, n’oubliez pas de prévoir la location d’une sonorisation et de micros.

Ne négligez pas les démarches administratives

Il est aussi essentiel de faire la déclaration de votre concert à la SACEM. L’organisme vous demandera de payer un certain montant selon le lieu de l’événement et les groupes qui vont y participer. Certains organisateurs font souvent l’erreur d’oublier cette étape obligatoire, ce qui peut leur coûter très cher.

Occupez-vous des services secours et sécurité

Les services de secours ne sont pas nécessaires s’il s’agit d’un petit concert. Il faudra tout de même avoir une liste de numéros d’urgence ainsi qu’une trousse de premiers secours. Pour les grands concerts, il est obligatoire de faire appel aux secouristes, aux pompiers ou à la Croix-Rouge, afin de garantir la sécurité sur place et aux alentours. En effet, vous êtes responsable de tous les accidents et nuisances qui vont se produire dans ce périmètre.

En fonction du type de concert organisé, il vous faudra probablement un service de sécurité de taille proportionnelle au nombre des participants. Le plus souvent, on compte un agent de sécurité pour 100 personnes. Le service de sécurité devra se distinguer le jour J par une tenue spéciale, obtenir l’autorisation de la préfecture et chacun devra disposer d’une carte professionnelle d’agent de sécurité. C’est l’autorisation de la préfecture qui leur donnera le droit d’effectuer une fouille corporelle sur les participants.

Les agents de sécurité auront pour mission d’inspecter les installations et les risques, d’assurer une séparation du public et des acteurs du concert, d’anticiper les risques et d’assister les personnes en danger. Par ailleurs, ils facilitent et organisent l’accès au concert et aux sorties de secours. Ils peuvent aussi alerter les services de police en cas de problème.

Enfin, n’oubliez pas de bien communiquer sur votre concert, afin d’assurer son succès. En ce sens, mettez en place une billetterie sur un site web ou une landing page, car elle sera le tout premier support de communication de l’événement. Les intéressés pourront y retrouver toutes les informations liées à votre concert.