8 conseils pour organiser un événement promotionnel

Le développement des technologies informatiques et d’internet révolutionne le monde commercial. Aujourd’hui, une entreprise peut vendre ses produits et/ou services sans entrer en contact physiquement avec les consommateurs. Les outils numériques offrent un véritable avantage aux entités commerciales. Ils ne sauraient cependant remplacer la vivacité de la voix humaine et la chaleur du contact physique. Que votre entreprise soit digitalisée ou non, il est nécessaire de créer de temps à autre des occasions pour rencontrer vos clients et ceux qui pourraient le devenir. Pensez aux promotions qui sont particulièrement appréciées par les consommateurs. Un tel événement est profitable aux entreprises. Vous pouvez notamment vous en servir pour faire davantage connaître votre structure, agrandir votre clientèle et améliorer votre image de marque. Un événement commercial promotionnel nécessite une préparation de plusieurs jours, voire semaines.

Déterminez le but de votre événement promotionnel

Un événement promotionnel peut s’effectuer à diverses fins. Il va sans dire que l’idée principale qui le sous-tend est la visibilité. Les promotions attirent globalement les personnes qui aimeraient faire de bonnes affaires. De votre côté, en tant que chef d’entreprise ou chargé de l’organisation de l’événement, vos choix doivent se faire en fonction des résultats escomptés. Pour réussir l’événement, il vous faudra définir une stratégie d’organisation en fonction du but.

Votre communication ne sera par exemple pas la même selon que vouliez faire découvrir un nouveau produit ou écouler une marchandise qui commence à vieillir. De même, si vous désirez renforcer votre présence et votre notoriété sur le marché, toute l’organisation doit être orientée dans ce sens. Dans ce cas, l’événement devra être créé non seulement pour les clients, mais aussi, et surtout, pour des personnes qui ignoreraient encore l’existence de votre entreprise.

Choisissez le bon moment pour organiser votre événement

Le moment auquel vous organisez un événement commercial promotionnel a une influence sur sa réussite. Afin de mettre toutes les chances de votre côté pour avoir le plus de participants possible, consultez, si possible, le programme des événements organisés dans la localité. Prêtez particulièrement attention à vos concurrents. Si l’un de ceux-ci a déjà prévu une activité populaire pour la période que vous envisagez de choisir, veuillez ne pas programmer votre événement pour la même date.

Décalez aussi la date de celles prévues pour tous autres événements rassemblant du monde. Puisqu’il s’agira d’un événement ciblant les consommateurs, nous vous conseillons d’éviter les périodes de l’année où les Français vont le plus en vacances. Le bon moment variera d’une enseigne à une autre et dépendra du public ciblé, du but, de la stratégie de communication, etc. Par exemple, si votre public est constitué majoritairement de jeunes, résolument tournés vers les médias numériques, les vacances n’impacteront pas considérablement l’événement.

Préparez un photocall pour animer votre événement commercial

Pour un bon événement promotionnel, l’ambiance doit être gaie et attractive. Pour cela, il faut imaginer une animation qui intéressera tout le monde. De ce point de vue, quoi de mieux que la prise de photographie dans un décor hors du commun pour captiver l’attention de tous les participants ? Le photocall permet d’y arriver. Le principe est de créer un studio dans lequel les personnes qui le désirent peuvent se faire prendre en photo. La photographie est généralement faite sur un fond vert qui laisse place ensuite à un fond plus esthétique grâce à l’usage d’un logiciel dédié.

Les fonds qui s’ajoutent lors de la postproduction peuvent représenter des lieux touristiques emblématiques, des milieux naturels, des monuments, etc. Les clichés sont tirés sur place et les participants peuvent reparti avec. Le photocall se réalise selon une thématique donnée et les fonds additionnels sont choisis en fonction du thème abordé. Pour votre événement commercial promotionnel réussi, optez pour un photocall consacré à une thématique devant intéresser votre cible et en rapport avec vos produits/services.

Veillez à choisir une toile classée dans la catégorie anti-feu (classe M1) comme le veulent les règles de sécurité des établissements recevant du public. Vous trouverez chez les fabricants et vendeurs d’affiches, de toiles de photocall ou chez les publicitaires, tout le matériel requis pour mettre en place un photocall. La toile de fond est disponible en différentes tailles. Vous pouvez d’ailleurs en associer plusieurs pour créer un arrière-plan plus grand. Cette animation amusera facilement vos participants.

Vous pouvez installer quelques mètres de tapis rouge, afin de manifester votre considération pour les personnes qui se sont déplacées pour l’événement. Afin de rendre originale l’animation, vous pouvez prévoir des accessoires que les participants porteront pour se faire photographier. Le photocall est une pratique courante dans l’industrie du cinéma et que les entreprises mettent désormais à profit pour réussir les événements promotionnels.

Déterminez le lieu idéal pour votre événement

Le cadre dans lequel se tient un événement commercial contribue en grande partie à sa réussite ou à son échec. Pour une entité commerciale, le lieu de vente est propice pour organiser une opération promotionnelle. Ainsi, votre événement prendra l’allure d’une publicité sur le lieu de vente. Si vous avez une vitrine, il vous faudra alors la décorer pour faire la lumière sur vos offres à prix réduit. À partir d’autocollants personnalisés, vous pouvez par exemple rendre la vitrine attrayante pour les passants.

Les drapeaux, bâches, posters, panneaux en PVC et autres supports, imprimés aux couleurs et aux éléments visuels de votre entreprise sont à utiliser. Au cas où vous voudriez conquérir un public nouveau, allez organiser votre événement promotionnel dans une localité autre que celle où se situe votre boutique. Vous pouvez aussi réaliser l’opération commerciale dans le cadre d’une foire, d’un salon ou d’un séminaire. Le lieu d’organisation de l’événement détermine en partie le budget à prévoir.

Utilisez le mobilier approprié

Si vous prévoyez d’organiser votre événement promotionnel dans votre magasin ou dans un autre cadre, pensez au mobilier à utiliser. Vous aurez besoin de meubles d’agencement et éventuellement de sièges. Le mobilier d’agencement regroupe les comptoirs et les présentoirs sur lesquels vous disposerez des prospectus, des échantillons de produits, etc. Il devrait y avoir un agent commercial derrière chaque comptoir. Son rôle sera :

  • d’accueillir les visiteurs,
  • de répondre à leurs questions,
  • de leur présenter les offres,
  • de les orienter.

En plus des présentoirs et comptoirs, votre événement promotionnel pourrait nécessiter l’usage d’un mobilier assurant le confort aux visiteurs. Prévoyez des sièges si vous espérez accueillir des seniors ou de potentiels clients qui aimeraient avoir des discussions à propos des offres. Quelques tabourets, chaises, fauteuils et poufs peuvent suffire pour créer un coin cosy sur les lieux. Vous pouvez ajouter des tables basses si nécessaire. Pour imprégner l’atmosphère de l’esprit de l’événement commercial, couvrez les meubles de housses aux couleurs de votre entreprise. Poussez la personnalisation de l’ambiance plus loin en imprimant ces couvertures du logo de votre entreprise.

Constituez des équipes pour organiser l’événement

L’organisation d’un événement promotionnel nécessite la mobilisation de plusieurs personnes. Pour relever le défi, mettez en place des équipes dont chacune aura une mission précise. Vous pouvez par exemple confier à quelques collaborateurs, la tâche de trouver des prestataires pour la location d’espace, pour l’impression, pour organiser le photocall, etc.

À d’autres, vous pouvez demander de trouver des hôtes et hôtesses. Le jour J, vous devez en effet avoir une équipe d’hôtesses et d’hôtes, une équipe d’agents commerciaux, une équipe d’animateurs, etc. Si vous avez assez de temps, vous pouvez consulter vous-même les plateformes qui permettent de trouver et de solliciter des prestataires événementiels. N’hésitez pas à comparer les offres de différents professionnels pour des choix qualitatifs et économiques.

Facilitez les déplacements sur les lieux

Avez-vous déjà organisé un événement promotionnel ? Si oui, inspirez-vous de cette expérience pour vous faire une idée du nombre de personnes auquel vous devriez vous attendre. Si ce n’est pas le cas, préparez-vous à être proactif, au cas les visiteurs seraient plus nombreux que ce que vous imaginez. En prévision de cette situation, aménagez le cadre de manière à faciliter le déplacement aux participants. Nous vous conseillons de créer un circuit de visite. Il s’agira d’aligner des comptoirs, afin d’amener les visiteurs à suivre le même parcours.

Au sol, disposez un tapis rouge ou de toute autre couleur vive pour monter le chemin à suivre. Pour assurer la fluidité des déplacements, pensez à mettre en place des éléments signalétiques. Les panneaux, affiches et autocollants de signalisation permettront à chaque visiteur de s’orienter au mieux sur les lieux. Les représentations signalétiques ont également leur place à l’extérieur du cadre de l’événement. Un stop-trottoir peut ainsi servir à interpeller les passants et à les orienter vers votre site.

Communiquez autour de l’événement commercial

La communication reste la clé de la réussite de tout événement. Pour votre opération promotionnelle, commencez par communiquer assez tôt. Exploitez à cette fin, tous les canaux de communication pouvant vous aider à atteindre votre cible. Mettez à profit le site de votre entreprise, ses comptes et pages sur les réseaux sociaux. N’hésitez pas à recourir à des publicités payantes via Google, Facebook et autres. C’est la meilleure façon de faire apparaître votre annonce sur les écrans de bon nombre de personnes.

Il existe aussi des logiciels conçus pour la communication événementielle et qui s’utilisent en ligne. Si les médias digitaux ont supplanté les médias traditionnels que sont la télévision, la radio et la presse papier, ceux-ci demeurent toujours utiles. Pensez-y, surtout si votre public cible est composé de seniors.